Formulário Completo de GRN - Nota de Bens Recebidos
O formulário completo de GRN é Nota de Bens Recebidos. O GRN se refere ao documento comercial que é preenchido pelo cliente no momento do recebimento das mercadorias do vendedor, a fim de confirmar o recebimento de todas as mercadorias conforme acordado entre as partes envolvidas e muitas vezes é comparado com o pedido de compra ( PO) antes de emitir o pagamento ao vendedor das mercadorias.
Características do GRN
Na manufatura e em outros tipos de organização, onde o processo organizacional inclui o transporte de mercadorias de um lugar para outro ou transporte do mercado externo para o depósito, etc., a nota de recebimento de mercadorias desempenha um papel muito importante. Às vezes, o tempo de processamento pode ser lento em relação ao normal e isso pode ser rastreado a partir da nota de entrada de mercadorias.
Uma das características importantes da nota de entrada de mercadorias é que, quando as mercadorias são transportadas para a loja, o gerente da loja leva este documento como prova de que as mercadorias estão de acordo com a quantidade necessária, se a quantidade necessária conforme escrita na nota é realmente recebido ou não. Portanto, a nota de entrada de mercadorias também se torna a prova e a trilha de auditoria.
O que deve ser incluído na nota de mercadorias recebidas?
Normalmente, na organização, a função de pré-impressão da nota de recebimento de mercadoria é do departamento da loja. Portanto, a administração deve treiná-los adequadamente em termos do que tudo deve ser incluído na nota de recebimento de mercadorias. A lista a seguir é preparada sobre os itens importantes a serem incluídos no GRN:
- O topo do GRN mostra o nome do fornecedor das mercadorias.
- Segue-se a data e hora da emissão e a data e hora da recepção da mercadoria pelo departamento da loja.
- O endereço correto do local onde as mercadorias devem ser transportadas e o local onde as mercadorias devem ser entregues, juntamente com o código PIN adequado.
- A descrição das mercadorias transportadas juntamente com a quantidade de cada tipo de produto, a taxa e o preço das mercadorias.
- O encerramento do GRN é feito com a assinatura e nome do pessoal autorizado, tanto do fornecedor como do gerente da loja e do balconista que deve receber a mercadoria.
Processo de GRN
A seguir está o processo de GRN:
- O recebimento da fatura e o desafio e o desembarque da mercadoria nas lojas.
- A verificação física do número de mercadorias recebidas juntamente com a descrição das mercadorias.
- Se a mercadoria for contestada ou em quantidade insuficiente, o fornecedor é contatado perguntando o motivo da falta.
- Após a verificação da quantidade, é feito o teste de qualidade.
- Uma confirmação deve ser feita por Challan e enviada ao fornecedor.
- Após a etapa acima, o departamento de recebimento irá preparar o GRN em 5 cópias. Original para eles, e o restante para o dept. De compras, dep. De contas, um para o gerente da loja e outro para o requisitante.
- Com base nele, as entradas são feitas nos livros de armazenamento.
Importância
- Para qualquer departamento de contabilidade, a nota de entrada de mercadorias é um documento muito importante, pois atende ao propósito do princípio de objetividade da contabilidade. Qualquer lançamento nos livros de contas está obrigatoriamente obrigado a ser comprovado por prova documental.
- Além disso, antes de efetuar qualquer pagamento de produtos ao vendedor, os produtos são verificados com o GRN. Além disso, em uma organização, para reduzir a probabilidade de erros e fraudes, é importante que o trabalho de uma pessoa seja verificado por outra, e uma pessoa não esteja envolvida em mais de 1 processo contínuo. Assim, devido ao GRN, o trabalho organizacional é fiscalizado por diferentes pessoas.
- Uma vez que a quantidade física real de mercadorias é verificada com a nota de entrada de mercadorias; o pagamento só é feito para as mercadorias efetivamente recebidas. Portanto, o pagamento indevido é evitado.
- Este documento também atribui um papel importante ao fornecedor. O fornecedor pode provar com a ajuda do GRN que as mercadorias foram despachadas do seu lado, visto que o GRN é um documento legal oficial e pode ser aceito como prova no tribunal.
Nota de mercadorias recebidas vs Nota de despacho de mercadorias
A seguir estão as diferenças entre a nota de mercadorias recebidas e a nota de despacho de mercadorias:
- A expedição de mercadorias (GDN) é gerada pelo departamento de expedição do fornecedor, enquanto a Nota de recebimento de mercadorias é preparada pelo departamento receptor do comprador.
- Sem um GDN gerado, o departamento de contas do fornecedor não pode aumentar a fatura, enquanto, sem o GRN, o departamento do comprador não pode fazer pagamentos ou lançamentos nos livros.
Benefícios
A seguir estão os benefícios das mercadorias recebidas uma nota:
- Funciona como evidência para auditores e, portanto, incluída nos procedimentos de trilha de auditoria.
- O GRN mostra a quantidade real recebida e, portanto, a perda do maior pagamento aos fornecedores pode ser detectada.
- É a prova de entrega. É um documento legalmente exequível e pode ser apresentado em tribunal.
- O pessoal da equipe de logística fica responsável em caso de erros ou fraudes, pois a quantidade deve sempre coincidir com a quantidade GRN. Um senso de responsabilidade e alerta é criado entre a equipe.
- Os departamentos financeiros de empresas maiores podem usar este documento para fins de comparação de quantas quantidades de mercadorias pedidas e quanto foi realmente recebido e registrado nos livros.
Conclusão
GRN é a abreviatura usada para mercadorias recebidas na nota. Como o nome indica, nota de recebimento de mercadoria é a nota de confirmação do recebimento da mercadoria pelo cliente ou comprador do vendedor, que é preenchida pelo comprador no momento em que a mercadoria é efetivamente recebida. É um documento oficial legal e pode ser aceito como prova em tribunal.
