Reconciliação de Livros é a reconciliação realizada pela empresa antes do encerramento dos seus livros de contas, de forma a garantir que os livros estão em dia e não há manipulação ou fraude nos livros de contas da empresa.

Reconciliação de Livros

Como todos sabemos, os livros de contas são a planta de qualquer empresa. Manter os livros de contas é a chave para a gestão financeira.

Porém, manter livros de contabilidade não é suficiente. Também é necessário que as contas sejam precisas e completas. Existem várias verificações e controles possíveis para garantir isso, mas uma das formas mais básicas e essenciais é “Reconciliação de livros”.

O que é reconciliação?

É um processo que compara dois conjuntos de registros e analisa as diferenças entre os dois conjuntos, se houver.

Esses dois conjuntos de registros podem ser qualquer coisa de toda a gama de livros de contas. Geralmente, um conjunto de registros é um livro-razão dos próprios livros da empresa que precisa ser reconciliado e o segundo conjunto de registros é obtido de fontes internas ou externas.

por exemplo, comparar a carteira bancária (fonte interna) com o extrato bancário (fonte externa).

Quando a reconciliação é feita?

Geralmente é realizado antes do encerramento das contas. É aconselhável fazer mensalmente para que os livros fiquem atualizados, mas também pode ser feito trimestralmente ou anualmente.

Mais pesado o volume, mais deve ser a frequência de reconciliação para que o processo de reconciliação seja mais suave.

Eles devem ser feitos anualmente antes que os livros sejam certificados pelos auditores. A maioria das reconciliações é um pré-requisito para fins de teste de auditoria. Desde a promulgação da Sarbanes Oxley (SOX) em 2002, as reconciliações se tornaram ainda mais críticas, pois a conformidade exigida aumentou para um nível diferente.

Qual é o período para o qual a reconciliação é feita?

Um dos aspectos críticos a serem observados ao realizar a reconciliação é que o período para ambos os conjuntos de registros deve ser o mesmo.

Continuando com o exemplo acima exposto, é muito ilógico comparar a caderneta bancária extraída do período 01-Jan-16 a 31-Mar-16 com o extrato bancário de 01-Jan-16 a 30-Jun-16. Deve haver uma base comum para comparação.

Além disso, um aspecto essencial a se considerar é que o saldo inicial ou inicial deve ser sempre igual para ambos os conjuntos de registros. No caso acima, se os saldos em 01-jan-16 não forem idênticos, esta diferença deve primeiro ser retificada ao invés de prosseguir com a reconciliação de 01-jan-16 a 31-mar-16.

Por que a reconciliação deve ser realizada?

Detectar fraude

• É fácil manipular livros de contabilidade. Uma forma de detectar fraudes é por meio da reconciliação. Vamos entender isso com um exemplo.
• O caixa da ABC Corporation está cometendo fraude ao não registrar dinheiro recebido de clientes. Ao fazer isso, o cliente e os livros de caixa permanecem inalterados e ele pode embolsar o dinheiro recebido.
• Uma maneira simples de detectar fraudes como essa é realizar a reconciliação do razão do cliente. Quando o livro-razão do cliente nos livros da ABC é comparado ao livro-razão do ABC nos livros-livros do cliente, os saldos não serão empatados e a fraude será detectada.

Certifique-se de que os registros estejam completos:

• Às vezes, certas atividades afetam nossos livros, mas não são encaminhadas pela equipe de contas e, portanto, podem passar despercebidas.
• Um pequeno exemplo é um cheque depositado por um cliente diretamente na conta bancária. Se o cliente não informar, o livro-razão do banco, assim como o livro-razão do cliente, ficarão incompletos, levando a uma deturpação dos fatos.

Garanta que os registros sejam precisos:

• Existem chances de erros humanos no processo de contabilidade.
• Um exemplo de erros humanos é a colocação incorreta de dígitos, por exemplo, o valor real das vendas foi Rs. 99.736, que foi registrado incorretamente como Rs. 97.936.
• Eles podem ser encontrados durante a reconciliação de contas. Não passam de erros de transposição e, neste caso, a diferença é geralmente divisível por 9.

Melhores práticas para o processo de reconciliação

Algumas das melhores práticas que podem ser adotadas para que a reconciliação ajude a atingir seu objetivo são as seguintes:

1. As empresas devem estabelecer um Processo de Reconciliação a ser seguido internamente. Deve abranger a frequência, contas-chave para as quais a reconciliação deve ser feita, formatos padronizados, etc. Esses processos irão variar dependendo do volume, tipo de indústria, áreas de alto risco, etc. A política deve ser preparada e divulgada para o Equipe de finanças e contas regularmente.
2. A segregação de funções deve ser seguida. Isso significa que os funcionários que registram os lançamentos nos livros de contas não devem fazer parte do processo de reconciliação. Isso vai garantir que um verifique novamente o trabalho feito por outro.
3. A matriz de autoridade para o processo criador-verificador deve ser seguida. As declarações de reconciliação também devem ser preparadas e verificadas por diferentes funcionários com base na designação. O executivo pode preparar o demonstrativo de reconciliação, e o gerente pode verificar o mesmo.
4. A aprovação apropriada deve ser feita pelo preparador e verificador para que as pessoas se sintam suficientemente responsáveis.
5. Cronogramas estritos para a conclusão das reconciliações devem ser definidos para detectar fraudes e tomar medidas oportunas.
6. O escopo da auditoria interna também deve incluir a verificação dessas declarações de reconciliação.
7. O processo de aprovação deve ser definido para passar entradas de retificação (se houver alguma descoberta durante o processo de reconciliação) para corrigir contas. Isso garantirá que a gerência média e superior seja atualizada de tempos em tempos.
8. Os documentos de apoio (como extrato bancário, razão do cliente, etc.) devem fazer parte da Declaração de reconciliação, na qual a assinatura deve ser obtida.

Como é uma declaração de reconciliação?

Uma declaração de reconciliação deve ser o mais simples possível. Deve incluir os detalhes necessários, como qual razão está sendo reconciliado, qual é o período de reconciliação, quando a reconciliação é preparada, quem preparou, verificou, aprovou, etc.

O seguinte é um formato simples da declaração de reconciliação:

Qualquer um dos dois conjuntos pode ser tomado como base e os ajustes devem ser somados ou subtraídos, chegando-se à figura de equilíbrio.

No formato acima, o livro do Banco é tomado como base. Porém, se o extrato bancário for considerado a base, todos os ajustes serão revertidos. Os dois casos a seguir ajudarão a entender isso melhor:

Caso A - Tomando o Livro do Banco como base

Caso B - Tomando o extrato bancário como base

  Quais são os tipos de reconciliações?

Declarações básicas de reconciliação que são essenciais e preparadas na contabilidade comercial do dia-a-dia:

1. reconciliação bancária
2. Reconciliação de fornecedor
3. Reconciliação do cliente
4. Reconciliação entre empresas
5. Reconciliação de negócios específicos

Discutiremos cada uma dessas declarações em detalhes:

# 1 - Reconciliação Bancária

Um extrato de reconciliação bancária é preparado com relação às transações reais refletidas no extrato bancário vis-à-vis as transações registradas em nosso livro bancário.

Algumas das razões para a diferença entre o livro bancário e o extrato bancário são:

1. Cheque emitido para um fornecedor, mas apresentado em uma data posterior

(Às vezes, há cheques que aparecem no extrato bancário que são muito antigos. Eles estão obsoletos e não podem mais ser depositados. É melhor dar baixa neles e manter o Livro do Banco em aberto.)

2. O valor depositado por um cliente diretamente em nossa conta bancária
3. Juros bancários creditados pelo banco
4. Encargos bancários debitados pelo banco
5. Erros bancários (embora raros, erros podem acontecer por erros de entrada de dados também são possíveis pelo banco)

Todas as atividades relacionadas a pagamentos e recebimentos são rastreadas por meio do livro do banco. Reconciliar ajuda a mantê-lo atualizado.

Para tornar nossas vidas mais fáceis, a maioria dos ERPs de contabilidade têm recursos embutidos que ajudam a extrair o extrato de reconciliação bancária diretamente.

O conceito básico usado nesses ERPs é registrar a “data do banco” para cada transação. Uma data bancária é uma data em que a transação é refletida no extrato bancário. O ERP extrai um relatório com base na "Data do documento" em relação à "Data do banco".

# 2 - reconciliação do fornecedor

Uma declaração de reconciliação do fornecedor é preparada para garantir que os lançamentos contábeis passados ​​nos livros do fornecedor estejam de acordo com os lançamentos contábeis passados ​​em nossos livros.

As razões para os desvios são as seguintes:

1. O Vendedor não pode reservar devoluções de compras reservadas por nós.
2. Os cheques emitidos por nós podem não estar refletidos em seus livros. Geralmente acontece quando o cheque é extraviado ou perdido em trânsito.
3. Bens em trânsito não registrados por nós, mas registrados pelo fornecedor;

# 3 - Reconciliação do cliente

Uma declaração de reconciliação do cliente é muito semelhante à reconciliação do fornecedor. Está preparado para verificar se os livros do cliente estão em sincronia com os nossos. A maioria das empresas trata a reconciliação do cliente como uma prioridade sobre a reconciliação do fornecedor. É porque o dinheiro está a receber de clientes, e é sempre melhor conciliar para que os pagamentos não fiquem pendentes por conta de algumas questões relativas aos lançamentos contábeis.

As razões para os desvios são as seguintes:

1. Devoluções reservadas por clientes não aparecem em nossos livros.
2. Impostos deduzidos pelo cliente não contabilizados em nossos livros.
3. Bens em trânsito registrados como venda em nosso livro-razão.
4. Pagamentos transferidos diretamente para nossa conta bancária não registrados.

Uma boa prática é realizar reconciliações mensais de clientes em uma base rotativa. Vamos supor que uma empresa tenha 100 clientes ímpares e reconciliações de cerca de 10 a 15 registros de clientes devem ser feitas todos os meses.

Além disso, assim que a reconciliação for concluída e certificada por ambas as partes, um certificado de confirmação de saldo para o período determinado pode ser emitido. Isso garantirá que os saldos iniciais não precisem ser verificados novamente. Também ajuda a resolver disputas.

# 4 - Reconciliação entre empresas

As empresas do Grupo (Holding, subsidiária, etc.) devem preparar Livros de Contas consolidados. Esses livros precisam eliminar as transações entre empresas, como a venda da Holding Co. para sua subsidiária. Para isso, torna-se extremamente importante que seus livros de contas estejam sempre em sincronia e, portanto, devem ser reconciliados regularmente antes que o processo de consolidação seja feito .

# 5 - Reconciliação específica de negócios

Cada empresa terá que preparar outras reconciliações além das básicas mencionadas acima. Um exemplo disso é a reconciliação de custos de mercadorias

Esta reconciliação não se aplica ao setor de serviços, pois eles não mantêm estoque. No entanto, é vital para empresas que mantêm estoque.

Qual é o custo dos produtos vendidos?

Custo dos produtos vendidos = estoque inicial + compras - estoque final

Custo das mercadorias vendidas = venda - lucro

Qualquer um dos dois métodos pode chegar ao custo das mercadorias. Ambos precisam ter a mesma quantidade. Caso contrário, uma declaração de reconciliação deve ser preparada para descobrir os motivos das diferenças. Além disso, deve ser realizada a verificação física do Estoque de Fechamento, e o mesmo deve ser reconciliado com o Estoque de Fechamento que consta nos Livros de Contas.

Dicas úteis para MS Excel durante a realização de reconciliações

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1. Um modelo padronizado deve ser preparado com todas as fórmulas essenciais no Excel. (O formato ilustrado acima pode ser usado)
2. No caso da reconciliação Fornecedor / Cliente, o Nº da fatura atua como um campo padrão que pode ser usado como base para executar a função Vlookup e tornar o processo de reconciliação mais simples. Certifique-se de fazer uma colagem especial após usar a função Excel Vlookup.
3. Filtre entradas de débito e crédito separadamente e reconcilie-as individualmente. Outra forma de separar as entradas é filtrá-las por tipo, ou seja, Pagamentos, Faturas, Devoluções, Outros Ajustes. Reconciliá-los separadamente e, em seguida, somar as diferenças será útil.
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