O que são diários de compra?
Diários de compra são diários especiais usados por uma organização para controlar todas as compras a crédito. Também é conhecido como Livro de compra ou Livro de dia de compra. Enquanto as transações de crédito são registradas no livro de compras, as compras à vista são inseridas em um diário geral. Vale ressaltar que apenas a compra a crédito de bens é registrada nessas revistas e qualquer gasto de capital é excluído.
A maioria das organizações possui um departamento de compras separado que cuida de todo o processo de compra que consiste na identificação das mercadorias solicitadas, classificação, solicitação de orçamento, colocação do pedido e confirmação do recebimento das mercadorias correspondentes à descrição desejada.
Componentes da entrada do diário de compras
# 1 - Duas partes
Em cada compra, existem duas partes, um comprador e um vendedor. Ambas as partes concordam com um preço que é pago pelo comprador em consideração aos bens ou serviços. Este preço de compra é o valor da transação para todos os diários de compra. A pessoa ou organização de quem é feita a compra é denominada Fornecedor e quando a compra for a crédito, o Fornecedor aparecerá como Credores no balanço patrimonial até o momento do pagamento.
# 2 - Compra de Crédito
Uma organização adquire vários bens e serviços de vários fornecedores. Quando a mercadoria é comprada a crédito, o seguinte lançamento no diário é lançado - Digamos que X Ltd. comprou mercadorias no valor de $ 500 da Y Ltd.
Quando o pagamento é feito -
# 3 - Fatura
Fatura é um documento emitido pelo vendedor ao comprador. É um documento detalhado. Ele contém a data da fatura, nome e endereço do fornecedor, nome da organização para a qual é cobrado, endereço e nome da organização para onde as mercadorias são enviadas, quantidade e descrição das mercadorias, método de pagamento necessário ao fornecedor, a moeda da fatura, impostos, etc. A fatura é um documento importante, que é um problema junto com a mercadoria, e quando chega ao comprador, o comprador irá casar a mercadoria recebida com o Pedido de Compra efetuado.
# 4 - Departamento de Compras
A maioria das organizações tem um departamento de compras separado que é responsável pela aquisição de bens. Assim, quando qualquer pessoa ou departamento necessitar de alguma mercadoria, deverá enviar um pedido ao departamento de Compras, caso a mercadoria já esteja disponível no stock ou armazém, o departamento de compras fará a saída da mercadoria. Se as mercadorias não estiverem disponíveis, a equipe de compras identificará o fornecedor que se especializou nas mercadorias necessárias e eles farão o pedido. Assim que o pedido chegar, eles verificarão se ele corresponde à descrição exigida e se a quantidade corresponde ao solicitado. Assim que o departamento de compras confirma que a mercadoria foi recebida, a fatura vai para as contas para pagamento.
# 5 - Nota de crédito
Nos casos em que os bens fornecidos não correspondem à descrição, apresentam problemas de qualidade ou danos e o Comprador deve devolvê-los ao Fornecedor. Em seguida, o Fornecedor emitirá um documento denominado Nota de Crédito, que será corrigido dos pagamentos de mercadorias no futuro. Digamos que X Ltd. devolveu um bem no valor de $ 1.000 e Y Ltd. emitiu uma nota de crédito naquele valor. Da próxima vez, quando X Ltd. comprar $ 5.000, ela terá que pagar apenas $ 4.000, já que $ 1.000 serão ajustados contra a nota de crédito.
# 6 - Livro de Compra
O livro de compras registra todas as compras a crédito em um único lugar, e os detalhes dos fornecedores, número da fatura, moeda, quantidade e outros detalhes são mencionados lá. Os saldos desses fornecedores do livro de compras são transferidos para livros-razão individuais e um total de despesas é debitado em uma conta de despesas. Este é um dos livros básicos no processo de contabilidade, que é essencial na preparação de saldos contábeis, balancetes e contas finais. Abaixo está um exemplo de livro de compra XYZ Ltd para agosto de 2019. Nesse caso, os saldos de $ 500, $ 1.000 e $ 2.000 serão lançados em livros-razão individuais da Nike, Adidas e PUMA Ltd. Além disso, a conta de compra será debitada em $ 3.500.
Vantagens dos Diários de Compra
- Os detalhes de todos os fornecedores são encontrados em um só lugar, o que ajuda a reconciliar os saldos contábeis e balancetes
- Dados fáceis de manter e rastrear para análise do fornecedor
- O crédito total da compra e o tipo de compra são encontrados em um só lugar
- Um documento essencial para o bom funcionamento do departamento de compras
- Durante as auditorias de final de ano, encontrar os números das faturas relacionadas a quaisquer fornecedores torna-se acessível a partir de diários de compra
- Um dos livros famosos e amplamente mantidos
Desvantagens dos Diários de Compra
- Um contador separado é necessário, o que custa tempo e dinheiro
- Se a conta de fornecedor errada for selecionada no livro de compras, isso levará a erro na preparação do balancete e contas finais
Conclusão
Os diários de compra são uma parte vital e essencial do processo de contabilidade de qualquer organização. Quando implementado com cuidado, um sistema de som ajudará nas compras just in time, o que levará à economia de tempo e dinheiro. Além disso, a análise de compras extraída dessas revistas auxilia na negociação de novos contratos. Os diários de compras também ajudam no gerenciamento de credores, rastreando o status das mercadorias devolvidas, notas de crédito e saldos contábeis atualizados dos fornecedores, todos necessários para que um negócio seja bem-sucedido e atualizado. Também ajuda na facilitação da auditoria, fornecendo os dados necessários aos auditores.
