Definição do Razão de Contas a Pagar
O Razão de Contas a Pagar, também conhecido como razão do credor, é o razão subsidiário que lista os detalhes dos diferentes fornecedores ou vendedores da empresa, juntamente com seus saldos de contas, destacando o valor pendente a pagar pela empresa.
Ele rastreia informações de pagamento específicas para cada fatura, incluindo:
- Data da fatura
- Número da Fatura
- Nome do fornecedor / vendedor
- Quantidade do Pedido
- Quantidade pagável
O saldo da conta do razão geral para contas a pagar é comparado ao saldo final do razão de contas a pagar para garantir que ambas as contas sejam correspondentes. Essa comparação é feita como parte do processo de encerramento do período (trimestral / anual).
Exemplo de razão de contas a pagar
Vamos analisar o exemplo abaixo para mais compreensão:
As transações de compra da Titan Sports Gear Company são:
- 12 de março: Compra de $ 20.000 em estoque de mercadorias, com os termos de 2/15 n 45, destino FOB de fornecedores da Mighty Sun
- 18 de março: mercadoria devolvida no valor de $ 3.000, que foi danificada durante os carregamentos de 12 de março.
- 27 de março: pago pela mercadoria da compra de 18 de março de fornecedores da Mighty Sun menos o retorno e o desconto.
As transações contábeis foram registradas sob o método de estoque perpétuo nos seguintes lançamentos de contas a pagar:
Diário de compras
Inventário de mercadorias A / C Dr …………………………………………… $ 20.000
Contas a pagar A / C …………………………………………………………… $ 20.000
Diário de desembolso de caixa
Jornal Geral
Esses diários seriam posteriormente postados nas Contas a Pagar conforme abaixo:
Conta do fornecedor: fornecedores da Mighty Sun
O livro razão do fornecedor / subsidiário seria atualizado para fornecedores da Might Sun como:
Como podemos ver nas tabelas acima, o saldo do fornecedor para fornecedores da Mighty Sun é $ 0 (NIL), e o saldo de contas a pagar também é $ 0 (NIL). Uma vez que os dois são precisamente correspondentes, não é essencial preparar um cronograma completo de contas a pagar. Se algum saldo estiver pendente, será necessário fazer um cronograma separado de contas a pagar.
O tratamento para o Contas a Receber também seria semelhante.
No entanto, deve haver algum cuidado e consistência necessários para serem mantidos. Este exemplo é apenas para um fornecedor e um mês. Pode haver várias entradas e vários fornecedores para uma empresa. Portanto, deve haver um mecanismo adequado sem espaço para erros, uma vez que a reconciliação pode ser uma tarefa difícil.
Problemas na correspondência
A seguir estão as maneiras pelas quais o controle do Razão pode ficar fora de sincronia com o Contas a Pagar:
- Uma entrada manual foi feita em um dos livros e nenhum outro registro foi mantido. Isso tornará a reconciliação difícil.
- A contabilização no Razão (GL) do módulo Contas a pagar pode ter sido desativada em algum momento. Isso é especialmente no caso de registro computadorizado de entradas.
- Uma tarefa de postagem pode ter sido interrompida devido a erro humano ou falha de energia durante o trabalho. Um log de transações deve ser considerado para entradas desbalanceadas. Caso falte um lote completo, o histórico da fatura deve ser comparado com o razão.
- Existe a possibilidade de todas as postagens ocorrerem com sucesso no momento da entrada, mas o arquivo foi danificado nesse ínterim. Como método de prevenção, cópias do arquivo devem ser armazenadas em formato físico ou eletrônico.
Vantagens do Razão de Contas a Pagar
- Este livro-razão pode oferecer um instantâneo rápido dos saldos atuais do fornecedor.
- É útil como modelo para controle interno e propósito de auditoria.
- Os gerentes e contadores podem comparar o saldo subsidiário com o saldo do razão geral para a prevenção de erros.
- Além disso, auxilia na segregação de funções entre os funcionários. Haveria um funcionário separado registrando a transação e outro verificando possíveis erros. Isso irá garantir eficiência e forte controle interno.
- Esta informação pode ser usada para criar um relatório de envelhecimento que mostrará o nome do fornecedor com avisos individuais de atraso. Ele também destaca o valor pendente de cada fatura que não foi paga. As alterações causadas no fluxo de caixa também seriam destacadas.
- Adicionalmente, se houver aumento no número de faturas atrasadas, pode haver problemas com a cobrança das contas a receber. Ele aponta que os clientes estão demorando mais do que o normal para pagar, o que pode exigir atenção imediata.
Conclusão
A existência de um razão de contas a pagar não é obrigatória, mas preferível para manter os livros de contas limpos e organizados. Esses livros ajudam a controlar os pagamentos a receber e a pagar por vários anos. É uma ferramenta crítica também durante o processo de auditoria e pode ser vinculada com sucesso no caso de investigação de entradas individuais.
Revisores oficiais de contas ou indivíduos com formação em comércio podem executar essas tarefas, o que torna mais fácil para pequenos escritórios e fornecedores manter essas contas.
