O que é manutenção de registros?
A manutenção de registros é uma etapa primária da contabilidade que nos diz como manter um registro das transações monetárias de negócios com o objetivo de manter um controle permanente de todas as transações, saber a imagem correta de ativos-passivos, lucros e perdas etc, manter o controle das despesas com com vista a minimizar as despesas e dispor de informações importantes para efeitos jurídicos e fiscais
Etapas para o método de manutenção de registros
- Identificando as transações
- Gravação no diário
- Classificando a natureza da transação
- Lançamento no livro razão
- Balanceamento de contas
- Preparando uma demonstração financeira
- Interpretando as demonstrações financeiras
- Comunicar às partes interessadas
Exemplos de manutenção de registros
Exemplo 1
ABC limited é uma empresa de proprietário único, que realiza pequenas lojas em um mercado em Atlanta. Ele está negociando roupas e tendo entrada e saída principais da seguinte forma:
- Inflows: Venda procede do cliente
- Saídas: Compra de materiais de fornecedores e pagamento de despesas relacionadas
Para fins de manutenção de registros, a ABC limited terá que manter livros-caixa diários para manter o caixa pequeno e os saldos bancários. No final do ano, eles têm que preparar Lucros e Prejuízos A / ce Balanço para verificar a rentabilidade durante o ano. É uma das maneiras mais simples de manter os registros da transação comercial.
Exemplo # 2
- Amazon.com é uma empresa multinacional com operações em todo o mundo e que dá emprego a milhões de pessoas. Todos os dias são efetuadas milhões de transações e, para manter o interesse da Empresa e garantir o devido cumprimento dos estatutos e para manter a confiança das partes interessadas, deve ser efetuada uma escrituração contínua.
- Equipes separadas devem ser colocadas para garantir que todas as transações monetárias realizadas pela empresa sejam registradas nos livros sem qualquer desvio. Além disso, esse tipo de contabilidade deve assegurar que as transações sejam registradas de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos e aplicáveis localmente e também outros estatutos aplicáveis.
Este é um dos exemplos mais complexos de manutenção dos registros da empresa.
Ambos os exemplos têm seus próprios méritos e deméritos, mas são válidos em seus caminhos.
Vantagens da manutenção de registros
- Cadastro Permanente e Confiável - Auxilia na manutenção do cadastro permanente de todas as transações, o que ajudará a garantir a confiabilidade dos dados.
- Precisão aritmética das contas - O registro contínuo das transações ajudará a identificar qualquer imprecisão aritmética que possa ter ocorrido. Por exemplo, pagamento em excesso a fornecedores ou pagamento duplo de quaisquer transações.
- Resultado líquido das operações comerciais - dará o lucro obtido durante o período determinado com base nas operações comerciais em andamento.
- Apuração da Posição Financeira - Auxilia na identificação da posição financeira do negócio.
- Cálculo de dívidas - Todas as obrigações e dívidas pendentes em um determinado ponto do tempo podem ser calculadas com base nas devidas demonstrações financeiras preparadas.
- Controle sobre ativos e empréstimos - melhor controle sobre ativos e empréstimos pode ser realizado; isso ajudará na gestão de fundos e várias posições de negócios.
- Identificando o que fazer e o que não fazer - as demonstrações financeiras ajudam a encontrar coisas que deram errado e precisam ser retificadas no futuro para garantir melhores operações no futuro.
- Tributação - É altamente recomendado e necessário para as autoridades fiscais. Para completar suas avaliações, os empresários devem manter adequadamente os registros que ajudarão a determinar a responsabilidade fiscal sobre eles
- Tomada de decisões de gestão - a gestão é altamente dependente dos registros financeiros para realizar o planejamento das operações de negócios. Além disso, também precisam de relatórios contínuos por parte do nível médio sobre o progresso feito em termos financeiros. As finanças mantidas pela organização governam todas as decisões estratégicas
- Requisitos Legais - Há uma exigência massiva de estatutos, GAAPs locais, IFRSs, etc., para manter os livros de contabilidade adequados, para garantir a transparência dos negócios.
Desvantagens da manutenção de registros
- Escriturário - para grandes organizações, a manutenção de registros é um trabalho contínuo e tedioso. Torna-se difícil para eles manter o mesmo
- Manual e Monótono - É um trabalho altamente manual. O mesmo trabalho é necessário para ser realizado quantas vezes a transação for realizada. Isso o torna um trabalho altamente monótono.
- Necessidades subjetivas para verificar antes de serem analisadas - Vários aspectos contábeis como depreciação, avaliação de ações, etc. requerem suposições que tornam a contabilidade altamente subjetiva. A viabilidade de tais premissas precisa ser verificada antes de analisar as demonstrações financeiras
Limitações
- Apenas Transações Monetárias podem ser Registradas - No Negócio, ambos: aspectos monetários e não monetários são essenciais. No entanto, na manutenção de registros, apenas transações monetárias podem ser cobertas. Virtudes não monetárias, como pessoal treinado, não podem ser registradas nos livros de contabilidade.
- Os efeitos das mudanças no nível de preços não são considerados - a inflação é um requisito contínuo que precisa ser considerado ao registrar os ativos; entretanto, na contabilidade, a inflação não pode ser considerada no registro das transações.
- Contabilidade com base histórica - Todos os ativos devem ser registrados como custo histórico. Isso não ajudará a identificar o valor presente do ativo no mercado.
Pontos importantes
Quaisquer mudanças no método de manutenção de registros só podem ser permitidas se:
- Substância sobre a forma deve ser considerada
- Para melhores requisitos de divulgação
- Necessário para os padrões de contabilidade
Conclusão
A manutenção de registros é uma arte de registrar e divulgar transações financeiras. Requer um pouco de experiência e tática que não só ajudará a manter a imagem da organização, mas também a obter financiamento e licitar as licitações de negócios. Para comprovar a precisão das transações, a manutenção de registros dá um grande empurrão e ajuda a manter uma imagem de organização empresarial ética no mercado.
