Formulário Completo de PO - Ordem de Compra
A forma completa da sigla PO é Pedido de Compra. É um documento elaborado e enviado pelo departamento de compras do comprador ao vendedor mencionando a descrição, quantidade e preço acordados mutuamente para os bens ou serviços que se pretende adquirir. É usado pelas equipes de compra ou aquisição para fazer pedidos a terceiros.
Características do PO
Normalmente, os detalhes a seguir apresentam um pedido de compra.
- Quantidade pretendida a ser adquirida
- Descrição do produto ou serviço
- Nomes de marcas ou códigos de produtos específicos, se necessário
- Preço por unidade
- Cronograma de entrega desejado
- Local de envio para entrega
- Endereço de cobrança
- Termos e condições relacionados ao pagamento e entrega
Tipos de PO
Existem quatro tipos de pedidos de compra que são normalmente usados.
# 1 - Ordem de compra padrão
É realizada quando todas as principais condições de compra são conhecidas no momento da realização do pedido de compra como quantidade, preço, prazo de entrega e condições de pagamento. Como tal, eles são usados quando há certeza a respeito do pedido e dos termos relacionados.
# 2 - Ordem de compra planejada
Ele é emitido quando a maioria dos detalhes com relação ao pedido são conhecidos no momento da preparação do pedido de compra, mas os termos de entrega e programação exatos não são conhecidos. Assim, quando alguém faz este pedido, é feito um compromisso para a quantidade necessária e o preço a ser pago, mas apenas um cronograma de entrega estimado é mencionado.
# 3 - Pedido de compra geral
Tal OC é feito quando os detalhes com relação ao preço e quantidade também não são conhecidos. Apenas os detalhes do item com condições de entrega são mencionados. No entanto, a quantidade máxima será mencionada na OC e o comprador pode comprar dentro do limite especificado. Além disso, a faixa de preço estimada pode ser mencionada.
# 4 - Pedido de Compra de Contrato
Em tal OC, o produto ou serviço também é desconhecido. Pode-se mencionar os termos e condições que devem ser acordados com o vendedor.
Como funciona o PO?
Sempre que a empresa tem a necessidade de adquirir qualquer mercadoria ou serviço, o comprador levanta uma ordem de compra para o vendedor. No recebimento do pedido, o vendedor confirma ao comprador se o pedido pode ser concluído por ele ou não. Caso o vendedor acredite que não é possível concluir o pedido, o mesmo será comunicado e a OC será cancelada. Se o pedido for concluído, serão tomadas providências para o mesmo. Na conclusão do pedido, o vendedor apresenta uma fatura ao comprador mencionando o número da OC relevante para que o comprador possa corresponder o mesmo com a entrega real. Depois que a fatura real é levantada, o pagamento precisa ser feito de acordo com os termos de pagamento acordados.
Exemplo de formato de PO
Um exemplo de formato de pedido de compra é produzido abaixo.
Diferença entre pedido de compra e fatura
O pedido de compra é emitido para fazer um pedido de mercadorias ou serviços. O mesmo é emitido pelo comprador ao vendedor. Inclui os detalhes relativos ao pedido e sua entrega. PO constitui o contrato de venda.
A fatura é emitida pelo vendedor ao comprador assim que a entrega for concluída solicitando ao comprador o pagamento do valor final. A fatura consiste no preço e no valor final a pagar, nas condições de pagamento e no prazo de crédito concedido ao comprador. A fatura é emitida assim que a entrega dos bens ou serviços é concluída. Em relação ao PO, a fatura confirma o contrato de venda.
Importância do PO
Um pedido de compra é um documento muito útil usado para fazer um pedido. Ajuda a comunicar claramente os requisitos ao vendedor. Quando a entrega real é feita, a mesma pode ser verificada com o pedido de compra para encontrar qualquer variação entre os dois. É conveniente para o vendedor e o comprador manter os detalhes do pedido documentados por meio do pedido de compra.
Vantagens
- O PO ajuda o comprador a fazer um pedido dos bens e serviços que pretende adquirir sem efetuar o pagamento.
- Ajuda a rastrear os pedidos e evita duplicidade de pedidos.
- É um documento importante que faz parte de uma trilha de auditoria.
- Para um vendedor, é útil para obter informações sobre os requisitos do comprador.
- A entrega real pode ser examinada com o pedido de compra e qualquer discrepância pode ser questionada.
- O PO serve como um documento legal que evidencia os termos acordados para a compra de bens ou serviços.
Desvantagens
- Mesmo para pedidos menores, o pedido deve ser feito e parece ser uma papelada desnecessária para esses pedidos pequenos.
- Gerar pedidos de compra é um processo demorado.
Conclusão
Os pedidos de compra estão sendo usados quase por todas as empresas como parte de seu processo de aquisição. O mesmo é útil para ter uma comunicação clara com relação ao pedido que é feito.
