Orçamentação

O que é Orçamento?

O orçamento refere-se ao processo utilizado pelas empresas em que a projeção detalhada das receitas e despesas da empresa para o período futuro específico é feita considerando os diferentes fatores internos e externos vigentes naquele momento.

O orçamento é o plano que pretende calcular as receitas e despesas operacionais esperadas de uma organização para um período futuro. Em outras palavras, para os negócios, o orçamento da entidade é o processo de preparação de uma demonstração detalhada dos resultados financeiros projetados para um determinado período. É estimar o futuro tomando as entradas da gestão considerando fatores internos e externos da organização.

Em cada organização, o departamento financeiro desempenha um papel vital na preparação do orçamento em consulta com a alta administração. É um documento, que é encaminhado para o exame de saúde da organização durante o período orçado.

O orçamento é preparado para realizar várias funções, como atividades de planejamento, desenvolvimento de projetos, testes e implementação de programas, etc. Existem inúmeras funções para as quais uma entidade o prepara. Isso pode aumentar as chances de obter lucros dentro de um determinado ambiente e ajudar no processo de tomada de decisão de gestão.

No entanto, as abordagens podem ser divididas em dois pontos principais, conforme abaixo;

Abordagem de Orçamento de cima para baixo

Na abordagem top-down, a alta administração elabora o orçamento de acordo com o objetivo da organização e o repassa aos gestores para implementação. A sugestão e as contribuições podem ter sido tiradas dos gerentes antes de sua preparação, mas a consideração de suas sugestões para tal preparação é exclusivamente sobre a profanação da administração.

O orçamento de cima para baixo começa com a estimativa de custos em um nível superior. Todo o orçamento é dividido em tarefas de primeiro nível, depois em tarefas de nível inferior e, em seguida, em tarefas de nível inferior.

• A gestão de tendências e experiências anteriores estima o custo e a receita, mantendo as influências internas e externas em mente, como um aumento / diminuição no custo do salário, a condição econômica do país, etc.
• A experiência e as condições atuais do mercado são elementos críticos para a preparação do orçamento. Espera-se que a administração tenha conhecimento da atualidade do mercado e também da história da organização.
• A administração pode receber contribuições dos gerentes na preparação inicial. Isso ajudará a administração a reconhecer os sentimentos da equipe inferior e as expectativas no nível da organização.
• A administração deve considerar a pressão sobre as margens, fatores macroeconômicos, como mudança na legislação tributária, e também fatores internos, como alocação de recursos.
• A administração também pode dar uma olhada em seus pares e seus orçamentos e lucratividade para compará-los com a organização. Isso ajudará a definir metas para a organização e aumentar a margem ou lucratividade e ter um desempenho superior no mercado. A comparação com os pares pode ser no nível de rotatividade, nível de custo ou nível de lucratividade geral. Este exercício ajuda a administração a descobrir as razões da lacuna entre as organizações.
• A administração publica sua finalização do orçamento e pode colocá-lo novamente para as contribuições do gerente. A administração pode considerar as entradas fornecidas pelos gestores e finalizá-las.
• Após a finalização, a administração deve distribuir os recursos de acordo com a meta definida pelo orçamento e, se necessário, deve ser comunicada a cada unidade / departamento de pequena empresa.

Vantagens

1. Terá uma abordagem funcional corporativa geral, em vez de uma abordagem divisionária, uma vez que a preocupação da administração será o crescimento geral da organização.
2. Estará em mãos experientes, e a administração, se necessário, pode ter a ajuda de alguém de fora.
3. Será rápido e as questões interdepartamentais serão ignoradas.
4. Será agressivo para o crescimento da organização.

Desvantagem

1. Os gerentes / gerência inferior serão motivados, pois não têm controle sobre o orçamento e tendem a sentir que a gerência estabeleceu metas praticamente impossíveis.
2. A alta administração pode não ter informações precisas sobre a organização e isso pode impactar seu orçamento.
3. A comunicação interdepartamental será prejudicada, pois eles não terão ideia de como a administração estabeleceu metas para cada um deles.
4. O tempo considerável da administração será gasto nisso e pode perder no caminho da estratégia.
5. Teme-se que seja menos preciso, pois a administração de alto nível não pode ter a idéia de despesas por unidade.

Exemplo

ABC Limited prepara seu orçamento através da Abordagem Top-down. A administração, para aumentar a lucratividade geral da organização, estabelece como meta para a equipe de vendas vender 12.000 unidades a um preço inferior no ano. Porém, a unidade de produção não pode produzir 12 mil unidades por ano, o que pode levar a um confronto cotidiano entre vendas e produção. Se a administração também tivesse levado insumos da unidade de produção, essa situação não teria surgido. Por outro lado, se a equipe de vendas tiver atingido a meta, ela espera um aumento ou incentivo para sua carteira de pedidos mesmo que a mesma não tenha sido entregue devido à menor produção. A administração pode ter que arcar com esse custo sem qualquer acréscimo na receita.

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Abordagem ascendente de orçamento

Na abordagem ascendente, os gerentes devem preparar o orçamento inteligente do departamento / unidade de negócios de acordo com as informações e experiências anteriores e apresentá-lo à gerência para suas contribuições e aprovação.

A abordagem ascendente começa com a identificação das diferentes operações e tarefas executadas pela organização. Cada unidade da organização deve divulgar os recursos e verbas por ela exigidos em seus orçamentos. O departamento financeiro, então, consolida a necessidade de financiamento de toda a organização, e o departamento de RH deve consolidar os recursos necessários. O orçamento combinado deverá ser apresentado à administração para aprovação.

• Os gerentes com suas experiências anteriores e seu envolvimento no dia a dia dos negócios devem preparar um orçamento para o próximo período. A gerência pediu-lhes que definissem suas metas tanto com relação à receita quanto ao custo.
• Espera-se que os gerentes levem em consideração as condições de mercado e as pressões de margem e os ajudem a torná-las mais realistas.
• Espera-se que os gerentes vão além do ambiente interno e considerem também os influenciadores externos.
• Os gerentes então colocam o orçamento para a gerência para revisão e aprovação. Deve haver uma explicação para cada item, e se houver uma variação significativa em relação ao orçamento do período anterior, isso deve ser destacado para a administração com a explicação.
• Publique a sua revisão e resolução de dúvidas, deve ser finalizado e implementado em todas as unidades de negócios.

Vantagens

1. Os gestores devem ser motivados porque a propriedade do orçamento está em suas mãos.
2. Será mais realista porque os gerentes terão um melhor conhecimento das operações da organização.
3. Os gestores estarão mais comprometidos com a organização e as metas por eles estabelecidas, pois são os donos das mesmas.
4. Agora, a alta administração terá que se concentrar apenas na estratégia geral de negócios, e não em uma unidade de negócios.
5. Pode ser bastante preciso para a tarefa individual, o que leva a uma precisão geral sobre o orçamento total.

Desvantagem

1. O orçamento pode não estar de acordo com o objetivo geral da organização, pois foi preparado pelos gerentes no nível da unidade de negócios.
2. Pode ser lento e podem surgir disputas entre departamentos.
3. A administração pode perder o controle sobre as previsões da organização.
4. Os gerentes podem definir metas fáceis de atingir para reduzir a pressão deles.

Exemplo

A um preço mais baixo, a equipe de vendas orçou a venda de 20.000 unidades, e as mesmas unidades orçadas pela produção também com o incentivo adicional a todos os trabalhadores @ $ 1. Eventualmente, a equipe de vendas atingiu a meta com um preço mais baixo e a equipe de produção também. Ainda assim, a lucratividade geral da organização será prejudicada, pois um incentivo dado à produção, assim como uma equipe de vendas, ficará responsável pelo custo. Portanto, o objetivo geral da organização de maximizar o lucro não será suficiente, mesmo que o aumento nas vendas e na produção.

Tipos de orçamento

A abordagem do orçamento depende da fase da organização. Uma nova startup terá um orçamento incremental ou Base Zero, enquanto uma empresa madura pode ter Kaizen ou Orçamento Base. Vamos discutir os 5 principais tipos de orçamentos -

# 1 - Orçamento incremental

Esse tipo de orçamento também é chamado de método tradicional, pelo qual é elaborado tomando como referência o orçamento do período corrente, com valores incrementais sendo adicionados para o novo período.

No Orçamento Incremental, os números para cada despesa e receita começam com os números reais do ano anterior e ajustados pela inflação, crescimento geral do mercado e outros fatores que a administração considere adequados. Por exemplo, em uma organização, o salário total pago aos funcionários em um determinado ano é de $ 500.000. Quando estiver preparada para o próximo ano, a gerência deve pensar que eles precisam de mais cinco novos funcionários, que receberão US $ 30.000 cada, e também um incremento de 10% para os funcionários existentes. Portanto, o orçamento para o salário seria de Rs. $ 700.000 ($ 500.000 + aumento de 10% para os funcionários existentes + ($ 30.000 * 5 novos funcionários).

# 2 - Orçamento Base Zero (ZBB)

No ZBB, todos os números voltam a zero e é feita uma nova reflexão sobre todos os itens do orçamento. Os novos números de cada item devem ser justificados com raciocínio adequado e não devem ser números ad hoc.

Esse tipo de orçamento ajuda a gestão a evitar gastos tradicionais que não são mais necessários. Como a base é zero, a administração pode dar uma nova ideia a cada item de despesa e reavaliar o requisito ou possível redução de custos.

# 3 - Orçamento Base (BB)

Este tipo de orçamento é preparado para saber quanto gasto haverá apenas para sobreviver (continuidade). No entanto, qualquer gasto incremental para além desse nível deve ser justificado no custo em relação ao benefício do mesmo.

Geralmente é preparado em empresas que enfrentam uma crise de caixa. Para cortar custos, a administração pode apenas fazer um orçamento para a sobrevivência, e qualquer despesa além disso deve ser cortada. Por exemplo - aluguel, eletricidade e pessoal primário são essenciais para administrar a empresa, mas os gastos com treinamento, piquenique e comemoração não são necessários para a sobrevivência da empresa.

# 4 - Orçamento baseado em atividades (ABB)

Este tipo de orçamento é elaborado com o intuito de identificar as operações que geram custo para o negócio e como pode ser esse custo reduzido do nível atual. Esse tipo de orçamento é usado principalmente em uma organização madura.

O orçamento com base em atividades é um exercício extenso para encontrar o custo de cada atividade em uma grande organização e avaliar o valor agregado do mesmo. Este exercício também inclui um procedimento alternativo para realizar a mesma atividade ou atingir o mesmo objetivo enquanto reduz o custo. Em quase todas as organizações, direta ou indiretamente, esse orçamento é preparado e executado. Porém, depende do foco da gestão ampliá-lo ou reduzi-lo a um determinado nível.

# 5 - Orçamento Kaizen

“Kaizen” significa melhoria contínua, e este tipo de orçamento é projetado para melhorias de custo e maximização de receita.

Kaizen é uma palavra japonesa que significa melhoria contínua das práticas de trabalho, eficiências pessoais, etc. O orçamento Kaizen envolve métodos inovadores para melhorar a eficiência da organização para entregar. O orçamento Kaizen é usado principalmente por organizações líderes, que têm uma abordagem de longo prazo, e a saída de caixa de curto prazo não é um grande negócio para eles.