Comprovante de diário

Significado do comprovante do diário

O comprovante diário é um documento de toda transação financeira, contendo as informações necessárias como o número de identificação do comprovante, data, descrição da transação comercial, valor da transação, impostos aplicáveis, referência a outras evidências, assinatura do fabricante e assinatura da pessoa autorizada, utilizada para registrar a transação nos livros da organização.

Explicação

  • Cada transação requer algum tipo de backup físico, que forma uma base para ela. O backup físico nada mais é do que a evidência documental conhecida como comprovante de diário.
  • Ele contém as informações com a fatura real como prova. O terceiro fornece a fatura real. O voucher é tomado como base para o registro da transação financeira nos livros de contas da organização.
  • Os auditores geralmente examinam o voucher como parte de seus procedimentos de auditoria.
  • Os vouchers de diário (também conhecidos como JVs) são usados ​​para transações que não estão relacionadas a nenhuma transação de material, dinheiro, banco e outras transações comerciais do dia a dia. Isso significa que JVs são usados ​​para uma transação como depreciação, lançamentos de transferência, lançamentos de ajuste, provisões, lançamentos de acréscimo, compra e venda de ativos fixos a crédito, abatimento de saldos não mais necessários, etc.
  • Esses vouchers são facilmente rastreáveis ​​em qualquer sistema de contabilidade. Uma vez que essas transações estão fora das transações de rotina, os auditores as garantem com prioridade.

Tipos

  • Comprovante de depreciação - Para registrar a despesa de depreciação do ano.
  • Voucher Pré-pago - Para registro de despesas pré-pagas;
  • Voucher FA - Para registro de compra de ativos fixos;
  • Comprovante de ajuste - Para registrar os lançamentos de fechamento.
  • Transferir Voucher - Para transferência de saldos de uma conta para outra.
  • Voucher de retificação - Para retificação de um erro.
  • Provision Voucher - Para fornecer uma despesa com base em estimativa.
  • Voucher de Acúmulo - Para registrar a receita de acúmulo;

Objetivo

  • O objetivo principal é corrigir qualquer transação comercial que seja registrada incorretamente. Além disso, o duplo propósito é registrar transações não orientadas a dinheiro nos livros de contas.
  • Cada transação não envolve necessariamente uma saída. Conseqüentemente, transações como depreciação de ativos tangíveis, amortização de intangíveis, baixa de saldos de contas, ajustes de lançamentos contábeis, etc., exigem o uso de comprovantes de lançamento.

Recursos

  1. 1. Os periódicos são padronizados
  2. Cada comprovante de diário requer informações sobre o seguinte:
    • Número de identificação
    • Nome da contraparte
    • Valor da transação
    • Data da transação
    • Contas de débito e crédito com códigos GL (General Ledger)
    • Evidencia documental
    • Breve descrição da natureza da transação realizada.
  3. Cada comprovante de diário requer a aprovação de uma pessoa autorizada.

Exemplo de formato de comprovante de diário

# 1 - Compra de Maquinário

Explicação

A empresa comprou instalações e máquinas a crédito. Plant & Machinery é uma conta real por natureza (ou seja, um ativo para a organização). Não é comum que uma empresa da organização compre a planta e o maquinário diariamente. Portanto, uma empresa não pode emitir um voucher de compra. Para preparar um documento nos registros, a empresa pode utilizar um comprovante de Diário contendo todos os detalhes acima. A fatura do vendedor é utilizada como prova do referido comprovante do Diário.

# 2 - Provisão para despesas pendentes

Explicação

No final de cada ano contábil, a organização deve fazer estimativas para as despesas que serão relevantes para a parte final do período contábil. Portanto, é necessário fazer provisões. No entanto, a fatura real das partes relevantes (se houver) é recebida no próximo período contábil. A prova documental não está disponível. Assim, os vouchers de diário ajudam a cumprir o propósito. Como prova, um trabalho é preparado em que a base de valores é fornecida. A suposição geralmente é baseada na experiência da administração. Uma vez que o pagamento real não é feito e o fornecedor relevante também não é facilmente identificável, a conta de despesas pendentes (passivo) é creditada nos livros de conta

Documentos necessários para a preparação do comprovante do diário

  • Notas de débito e notas de crédito para qualquer devolução de compra ou devolução de venda
  • No caso de quaisquer serviços fornecidos ou adquiridos, notas de débito ou notas de crédito
  • Faturamento da despesa no caso de despesas antecipadas ou pendentes.
  • Documentos para comprovar a correção de qualquer erro
  • Os emails de rastro também podem ser usados ​​como base para comprovantes de diário.
  • Base de trabalho para as provisões.

Uso e importância

  • É usado para registrar os tipos de transações não monetárias e não comerciais.
  • Ajuda os auditores a compreender o impacto das transações financeiras em uma empresa.
  • Ele atua como evidência para referência futura.
  • Ele forma a base das entradas de retificação.

Comprovante de diário vs. lançamento de diário

  1. As palavras “Comprovante do diário” e “Lançamento no diário” são usadas indistintamente. No entanto, existe uma diferença entre os dois. O primeiro é o início de qualquer transação financeira e o último é o efeito dado nos livros de contas.
  2. O lançamento no diário é registado no diário, ou seja, nos livros de contas primários, enquanto os vouchers são os documentos de registo mantidos como prova do lançamento no diário.
  3. Os lançamentos contábeis manuais podem ser simples (ou seja, um débito e um crédito) ou compostos (ou seja, um ou mais débitos e / ou um ou mais créditos). No entanto, não há essa diferença nos comprovantes de diário. Qualquer número de lançamentos de diário pode ser retirado de um comprovante de diário.
  4. A próxima etapa após o lançamento no diário é lançar as entradas nos livros apropriados. Por outro lado, a próxima etapa do comprovante do diário é registrar a transação no sistema.

Vantagens

  • Todas as transações comerciais são mantidas na ordem cronológica de sua ocorrência.
  • Ajuda na retificação de erros.
  • Ajuda a controlar facilmente as despesas não monetárias.
  • Ajuda no fechamento dos livros de contas no final do ano.
  • Ele fornece um backup suave para uma reversão de entradas.
  • Ajuda no cumprimento de padrões significativos de relatórios financeiros prescritos pela autoridade competente.

Desvantagens

  • A desvantagem mais significativa é que ele é incapaz de fornecer todas as informações no caso de grandes transações.
  • O voucher em si não ajuda a controlar todas as transações financeiras. Há uma chance de que algumas transações sejam perdidas para serem registradas. É aqui que o papel do auditor entra em jogo.
  • Não há fluxo de caixa real envolvido na transação. Portanto, se as divulgações adequadas não forem fornecidas nos livros de contas, o leitor das demonstrações financeiras pode não compreender o impacto de todos esses registros.

Conclusão

Os vouchers de diário são o início do registro de qualquer transação que não seja em dinheiro. Isso tem um impacto material nos lucros ou perdas de uma organização. No entanto, esses lançamentos atendem ao propósito do regime de competência da organização. Além disso, essas transações são ignoradas no momento da preparação da demonstração do fluxo de caixa.