Criar modelos do Excel
A criação de modelos do Excel ajuda a evitar tarefas repetitivas e incômodas e a se concentrar no negócio real. Esses modelos podem ser padrão, aqueles que já estão presentes no MS Excel para uso imediato, ou você pode criar seu próprio modelo e utilizá-los posteriormente.
Como selecionar o modelo padrão do Excel?
Abra uma pasta de trabalho do Excel e vá para Arquivo> - Novo> -
Você verá uma tela semelhante à imagem abaixo.
Dá a você a opção de selecionar algumas opções predefinidas divididas por várias categorias. Você pode escolher aquele que é relevante para o seu requisito e clicar duas vezes nele para usar esse modelo. Suponha que eu escolha o Calendário Acadêmico (qualquer ano) e dê um clique duplo nele.
Você verá uma captura de tela como a abaixo. Você pode ver aqui que pode simplesmente alterar o ano e pode começar a usá-lo para um ano diferente daquele para o qual foi construído, dando-lhe a flexibilidade de usar quando quiser.
Aqui, você precisará fazer outra alteração que é “selecionar o dia de início da semana” para um mês. A imagem está abaixo.
No entanto, se você quiser ver uma visualização primeiro e depois decidir se deseja selecionar esse modelo ou não, dê um único clique.
Se você estiver satisfeito com ele, clique no botão criar para prosseguir. Caso contrário, feche-o clicando no símbolo “X” na caixa de diálogo e prossiga novamente. Você também pode mover para frente e para trás para selecionar o desejado entre os modelos padrão clicando nos 2 símbolos na lateral da caixa de diálogo (marcados acima em preto).
Assim, em qualquer modelo que escolhermos, haverá algumas coisas que precisamos ajustar para reutilizá-lo para nossos propósitos.
Como criar um modelo personalizado do Excel?
Será assim como as cópias são feitas da peça original. Tomamos o maior cuidado ao implementar as alterações na peça original, garantindo que toda a formatação, cabeçalhos, marcadores de posição, etc. sejam executados com perfeição. Dedique tempo suficiente aqui, pois tudo e qualquer coisa (estilo de exemplo, formatação, gráficos, etc.) relacionado a esta pasta de trabalho será replicado em sua totalidade.
Que alterações podem ser salvas ao criar um modelo personalizado?
Basicamente, tudo o que você pode fazer em uma pasta de trabalho pode ser salvo em um modelo. Alguns deles incluem:
- Validação de dados no Excel (seleção de valores de uma lista)
- Ter um botão macro
- Algumas células formatadas da maneira que gostamos (por exemplo, células destacadas em amarelo)
- Proteja uma série de células de fazer alterações nela
- Esconder certas linhas e colunas
- Gráficos, imagens, hiperlinks do Excel, etc.
- Mesclar certas células no Excel ou agrupar o texto do Excel em alguns
- Altere o tipo de célula para um formato específico (por exemplo, formato de data em uma célula)
- Congele células do Excel para que as colunas do cabeçalho estejam sempre visíveis
Na captura de tela abaixo, mostrei alguns desses exemplos em um modelo de excel que criei
- A célula B3 só aceitará entradas de uma lista pré-especificada. (Vá para a célula B3 e, em seguida, vá para a guia “Dados”. Selecione “Validação de dados”.
No menu suspenso, selecione o primeiro “Validação de dados”.
- Em seguida, faça as seguintes alterações, conforme mostrado na captura de tela abaixo.
Uma lista suspensa é criada.
- As células A3 a A6 serão destacadas em amarelo. (Selecione a célula “A3: A6”, vá para “Guia inicial” e clique em “Cor de preenchimento”)
- A imagem estará lá no local mostrado (Para isso, vá até a célula onde deseja inserir a imagem, vá até a aba 'Inserir', clique em 'Imagens' e depois carregue a imagem onde ela está armazenada no seu computador)
Uma imagem é carregada nessa célula.
- Um botão está presente, que ao clicar irá executar a macro necessária. (Vá até a célula onde deseja colocar o botão, vá até a guia “Inserir”, vá até “Formas”.
- Escolha a forma. Clique com o botão direito do mouse para selecionar “Editar Texto”, se quiser escrever algo nele.
Escreva “Clique aqui para executar a macro”.
- Uma vez feito isso, clique com o botão direito novamente e escolha “Atribuir Macro”.
Isso abrirá uma caixa de diálogo onde você pode atribuir a macro relevante que você escreveu em VBA.
- As linhas 8 a 12 estão ocultas. (Para isso, selecione as linhas 8 a 12).
Vá para a guia 'Home', vá para 'Formatar', então para “Visibilidade”, então para “Ocultar e Reexibir” e então “Ocultar Linhas”.
Da mesma forma, na captura de tela acima, além das mencionadas acima, você pode ver:
- A célula F2 sempre estará no formato de moeda. (Para isso, vá para a célula J2, pressione “ctrl + 1” e mude o tipo para “Moeda”)
- As células C15: D16 são fundidas em uma. (Para isso, selecione a célula C15: D16 e clique em “Mesclar e centralizar no Excel”)
- Uma planilha é um congelamento na célula C19 de forma que, apesar de rolar para baixo, o conteúdo da linha 19 estará sempre visível. Você pode usar isso quando quiser sempre ver os cabeçalhos em sua planilha. (Para isso, vá para a célula N20, vá para a guia “Exibir” e clique em “Congelar painéis”.
A saída é mostrada abaixo.
Agora, supondo que fizemos tudo o que precisa ser feito em nossa pasta de trabalho, vou mostrar o processo que precisa ser seguido para salvar esse modelo criado e utilizá-lo na próxima vez.
Como usar o modelo criado do Excel?
Depois de criar seus próprios modelos e fazer as alterações na pasta de trabalho ou planilha, clique em “Salvar como tipo” e você pode salvá-lo no formato 'Modelo do Excel (* .xltx)' se não houver macro. (Usando o Office 2016). Se houver uma macro, use o formato Excel Macro-Enabled Template (* .xltm)
A captura de tela é mostrada abaixo:
Nós o salvamos como 'xltm', pois havia uma macro presente.
- Agora que salvamos o modelo de excel criado, podemos utilizá-lo da maneira que mostrei, ao selecionar um modelo padrão. Abra uma pasta de trabalho do Excel.
- Vá para Arquivo> - Novo> -
Você verá uma tela semelhante à imagem abaixo.
Você pode ver uma categoria “PESSOAL” adjacente à categoria “EM DESTAQUE”. Todos os seus modelos pessoais estarão presentes aqui.
Vá para Pessoal e clique duas vezes no modelo “modelo pessoal” (o nome que você deu ao seu modelo). Ao clicar nele, você verá uma pasta de trabalho, com todas as configurações iniciais já presentes e que você não precisa fazer novamente.
Veja a imagem abaixo para sua referência.
Coisas para lembrar
- Usar um modelo do Excel é criar uma primeira cópia perfeita e, em seguida, duplicá-la várias vezes. Portanto, invista muito tempo no design da primeira cópia.
- Dependendo se uma macro está presente ou não em seu modelo, salve-a de acordo. Se a macro estiver presente, salve-a como arquivo “.xltm”. Caso contrário, você pode salvá-lo na extensão “xlt” do Excel.
- Os modelos Excel criados estarão presentes em uma seção diferente denominada “PESSOAL” além das já presentes na seção “EM DESTAQUE”.
