Significado de caixa pequeno
Caixa pequeno significa a pequena quantia que é destinada para fins de pagar as pequenas despesas que a empresa ocorre no seu dia-a-dia onde não é razoável a emissão do cheque e para a gestão dos mesmos custodiantes são nomeados pela empresa.
Cada organização requer dinheiro para suas despesas do dia a dia. Nem todas as despesas podem ser pagas por meio de cheque ou transferência bancária. Pequenas despesas devem ser pagas somente em dinheiro. Ao mesmo tempo, poucos recebimentos precisam ser liquidados em dinheiro, como vendas de sucata, etc.
Em quase todas as organizações, o caixa para pequenas despesas é parte integrante da função de contabilidade e, na maioria das vezes, é cuidado apenas pelas contas pessoais.
Como funciona o caixa para pequenas despesas?
O caixa pequeno é uma pequena quantidade de dinheiro que precisa ser mantida no escritório para a utilização de pequenas despesas diárias. Uma pessoa que tem o dinheiro na organização geralmente é chamada de caixa. A mesma pessoa é responsável pela contabilidade apropriada de cada transação em dinheiro feita por meio dela. Todas as receitas e despesas que são praticamente impossíveis de liquidar por meio de um banco precisam ser liquidadas, nada menos que dinheiro (nenhuma transação de troca em uma economia moderna).
Geralmente, as seguintes despesas são pagas em dinheiro;
- Lanches do dia a dia, chá para funcionários;
- Reembolsos de funcionários - Viagens ocasionais, outros reembolsos;
- Pequenas despesas bancárias - franquia, cartório, etc .;
- Para enviar saudações ou doces a clientes ou clientes no Diwali ou outros festivais;
Poucas receitas que podem ser convertidas em dinheiro;
- Vendas de sucata - pequenas quantidades para fornecedores não organizados.
- Venda de jornal antigo etc.
Normalmente, uma organização estima sua necessidade periódica de caixa, ou seja, semanal ou mensal e, de acordo com isso, aprova um limite que pode ser sacado do banco de vez em quando para acertar as despesas de caixa. Um limite de posse de dinheiro com o caixa não deve exceder em qualquer momento, conforme aprovado pela administração da organização. A periodicidade de retirada de um banco pode variar de organização para organização de acordo com suas necessidades. Um pequeno lojista precisa de mais dinheiro em vez de uma organização de médio ou grande porte, pois ele precisa lidar mais com o setor desorganizado que negocia apenas em dinheiro.
Para uma transação tranquila em dinheiro, três pessoas fazem parte da transação: preparador (caixa), autorizador (administração superior) e destinatário (reivindicado por).
Formato de caixa pequeno
O pagamento em dinheiro não pode ser provado se o mesmo não for liquidado após levar em conta as devidas evidências. Portanto, um formato de comprovante de caixa para pequenas despesas deve ser criado para comprovar o processo e deve ser assinado pelo destinatário do dinheiro no momento do pagamento. Uma amostra do voucher é como abaixo;
Uma amostra do formato de caixa para pequenas despesas está abaixo -
O voucher acima contém o nome do preparador, autorizador e receptor do voucher, pois todos os três são essenciais para a comprovação do pagamento.
Como fazer a contabilidade do caixa para pequenas despesas?
# 1- Criação
O fundo de caixa pequeno é criado retirando dinheiro do banco e entregando-o à pessoa que mantém o fundo. Em uma organização menor, o valor recebido do devedor (em dinheiro) também fará parte de um dinheiro
Contra - Caixa para pequenas despesas A / c Dr. xxxx
Para Banco A / c xxxx
Recibo - Dinheiro A / c Dr. xxxx
Ao Devedor A / c xxxx
# 2 - Desembolso
Cada desembolso não é registrado via lançamento no diário, pois pode haver um desembolso de valor muito pequeno para despesas mínimas (ou seja, comprar um selo postal), em vez de lançamento no diário passado no final do dia ou após um período específico para o valor total desembolsado.
Pagamento - Desembolso total (despesas diretas) A / c Dr. xxx
Para o caixa pequeno A / c xxx
As narrações devem conter a divisão total do pagamento em dinheiro.
# 3 - Reabastecimento
Se o saldo de caixa ficar muito baixo, ele será reabastecido por meio de cheque.
Contra - Caixa para pequenas despesas A / c Dr. xxxx
Para Banco A / c xxxx
Exemplo de contabilidade de caixa pequeno
: XYZ LLP cria um fundo de caixa de $ 15.000 / - em 1 de abril de 2016. Durante abril de 2016, os seguintes desembolsos foram feitos do fundo de caixa:
Chá e lanches 1.256 / -
Taxa de pedágio 2.450 / -
Impressão e postagem 1.550 / -
Frete 2.300 / -
Limpeza e poeira 1.000 / -
Material de escritório 2.800 / -
Passe entradas de diário para a transação acima.
Solução:
1 Caixa para pequenas despesas A / c Dr 15.000
Para sacar no banco 15.000
(Sendo um fundo de caixa pequeno criado ou sendo o valor retirado do banco para o fundo de caixa)
- Chá e lanches 1.256
Taxa de pedágio 2.450
Impressão e postagem 1.550
Frete 2.300
Limpeza e poeira 1.000
Material de escritório 2.800
Para o caixa pequeno A / c 11.356
(Sendo o desembolso do fundo de maneio)
Lançamento no diário para recebimentos de caixa:
Caixa para pequenas despesas A / c Dr. xxx
Para venda de sucata ou jornais xxx
(Sendo dinheiro recebido na venda de sucata / jornais)
Como reabastecer o saldo de caixa para pequenas despesas?
O saldo do caixa para pequenas despesas deve ser reabastecido de tempos em tempos para acomodar outras despesas de caixa. No entanto, o método de reabastecimento é o mais observado e depende do caixa e de seu autorizador. Pode haver instrução da alta administração sobre isso, mas na ausência de tal orientação, o caixa, de acordo com sua conveniência, reabastece seu saldo de caixa. Existem alguns métodos que podem ajudar a gestão ou autorizador de uma ou duas maneiras;
# 1 - Caixa para pequenas despesas sobe
Quando uma organização pratica operar um float fixo por dinheiro como uma organização deseja, o dinheiro não deve cair abaixo de um nível e deve estar em uma faixa em que o valor de recarga sempre permanecerá o mesmo. No momento em que o dinheiro atingiu a extremidade inferior da escala, o caixa acionará e fará um pedido de saque do banco. Por exemplo, se o nível de flutuação é $ 20.000 / - e $ 14.000 / - foram gastos, o saldo de caixa restante é de $ 6.000 / - e $ 14.000 / - é necessário para flutuar o saldo de volta ao nível de $ 20.000 / -. Aqui, $ 6.000 / - é a extremidade inferior e o valor de saque sempre será de $ 14.000 / - apenas.
Esta prática regista todos os pagamentos efectuados desde o último carregamento, como base para o pedido do próximo carregamento ao autorizador. O uso desse método ajuda os signatários a saber quanto foi gasto antes de sacar mais dinheiro do banco.
A faixa de dinheiro em poder do departamento de contas em um determinado momento é decidida e aprovada pela administração da empresa.
# 2 - Caixa para pequenas despesas, conforme necessário
Poucas empresas de pequeno porte adotam uma política que resulte no menor saldo de caixa com a empresa, pois só sacam quando é necessário. Por exemplo, a empresa tem a política de reembolsar os funcionários todas as semanas e, portanto, a cada semana a empresa passou a saber quanto dinheiro é necessário e esse valor só é sacado pela empresa.
Essa abordagem reduz o risco e, como quase não haverá saldo de caixa com a empresa, poucos custos relativos a seguro e proteção de dinheiro podem ser evitados.
# 3 - Gestão de caixa pequeno não organizado
Em empresas de capital fechado, onde os proprietários diretamente envolvidos nos negócios do dia a dia usam essa abordagem, ao passo que eles ditam o método de retirada do valor do banco. Não existe uma política formal para retirar o valor e não há limite para a posse do dinheiro. Além disso, também não existe uma política formal sobre dinheiro, uma vez que a mesma é examinada cuidadosamente pelos proprietários da organização.
De uma perspectiva de controle e risco, é menos arriscado, pois é rigidamente controlado apenas pelo proprietário. Do ponto de vista da política e da contabilidade, é informal e deve ser evitado.
Melhor política - Das três políticas acima, o float up é mais usado e apreciado por contadores em todo o mundo, pois fornece flexibilidade e controle sobre as transações em dinheiro.
