Sistema de Informação Contábil (AIS)

O que é o Sistema de Informação Contábil?

O Sistema de Informação Contábil refere-se ao método informatizado utilizado pelas empresas para coletar, armazenar e processar os dados contábeis e financeiros que são utilizados pelos usuários internos da empresa para reportar diversas informações aos stakeholders da a empresa, como credores, investidores, autoridades fiscais, etc.

Em palavras simples, é um sistema para coletar e armazenar todas as informações relacionadas a transações e eventos financeiros de forma que possam ser recuperadas para a tomada de decisão pela gestão interna, contas, CFOs, auditores, etc. AIS pode ser muito razão simples para vários relatórios contábeis, de custos, financeiros, como declaração de lucros e perdas, balanço patrimonial, etc.

Componentes do Sistema de Informação Contábil (AIS)

# 1 - Pessoa (partes interessadas)

O início e o fim de todos os aspectos contábeis. Existe uma parte interessada que insere informações no sistema, coleta, analisa, relatórios, etc., e há outra pessoa (parte interessada) que precisa de informações. Por exemplo, um contador registra vários dados financeiros e os apresenta para o uso de várias partes interessadas, como proprietário, acionistas, credores, governo, etc.

# 2 - Dados

Agora, o que registros AIS, relatórios? É tudo sobre várias transações contábeis, eventos e outros itens monetários. O AIS não registrará nenhuma informação que não tenha base monetária. Os dados podem ser qualquer coisa como livro de vendas, conta de cliente, livro de fornecedores, relatórios financeiros como P&L e balanço, demonstrativo de fluxo de caixa, etc.

# 3 - Procedimentos estabelecidos

Para realizar várias funções, conforme estabelecido na definição, o AIS segue etapas e procedimentos predefinidos. Para garantir a consistência, esta é uma das necessidades mais básicas de um AIS. O AIS pode executar uma ação com intervenção manual ou automática. Esta ação precisa ser instruída à pessoa que processa os dados ou codificada no sistema no caso de sistemas automáticos.

# 4 - Software (ERP)

Um software ou, em termos mais amplos, ERP é um programa baseado em computador que executa as funções indicadas. O ERP pode ser descrito como um sistema de pacote de software de banco de dados que suporta os processos e operações de negócios, incluindo manufatura, marketing, financeiro, recursos humanos, etc. Ele forma um dos principais componentes do Sistema de Informação Contábil (AIS).

# 5 - Infraestrutura do Sistema de Informação

Em termos simples, a infraestrutura de TI pode ser considerada um consórcio de vários hardwares, ferramentas e acessórios de TI e SI. Por exemplo, computadores, impressoras, scanners, etc.

# 6 - Controles internos

Os controles internos são a necessidade básica de toda organização empresarial. São ferramentas, verificações, procedimentos, sistemas adotados por uma organização para garantir a integridade das informações financeiras, prevenção de fraudes, erros, proteção de ativos, etc.

Estudo de caso baseado em exemplos de AIS

  • Case -  Martin Inc., dono da conhecida rede varejista de supermercados de Londres usava o método convencional de registrar transações no papel, agora com a visão de expandir os negócios, deseja saber os detalhes de clientes, fornecedores, lucros obtidos no passado, estimativas futuras capacidade de obtenção de lucros, detalhes do capital de giro envolvido em seus negócios, mas não está em posição de prever o mesmo devido às práticas contábeis baseadas em manuais.
  • Problema - O proprietário não está em posição de entender seu local de negócios, ou seja, todos os requisitos mencionados acima.
  • Solução - Se o AIS estivesse em uso, a Martin Inc. teria facilmente extraído detalhes de clientes, fornecedores, lucros obtidos no passado, capital de giro envolvido em negócios, etc. Não apenas números anteriores, mas AIS também tem a capacidade de prever o futuro tendências de lucros, fluxos de caixa e outras posições.

Vantagens do Sistema de Informação Contábil

  • # 1 - Custo-efetividade - Na era da digitalização e inteligência artificial, cada organização está se movendo em direção ao corte de custos com o uso de inteligência artificial. O AIS ajudou a reduzir os esforços manuais e pode realizar a mesma operação de maneira mais econômica.
  • # 2 - Eficácia do tempo - o  AIS tem auxiliado organizações empresariais a reduzir a quantidade de tempo envolvida na gravação, classificação e relato de qualquer informação financeira. Uma grande quantidade de trabalho manual pode ser concluída pelo AIS com muito menos esforços e tempo envolvido.
  • # 3 - Fácil Acesso (Portabilidade) - Os  dados armazenados no AIS podem ser recuperados por meio de um sistema de informações conectado à internet em qualquer lugar e a qualquer hora. Onde livros de contas preparados manualmente não podem ser carregados facilmente, os dados AIS podem ser.
  • # 4 - Precisão -  Com o envolvimento do AIS, a confiabilidade dos dados é aumentada. Conforme discutido anteriormente neste artigo, um AIS segue um conjunto predefinido de instruções. Portanto, as chances de informações sujeitas a erros são menores e, portanto, o AIS tem uma vantagem adicional de dados precisos.

Desvantagens

  • # 1 - Custo inicial de instalação e treinamento - Embora tenhamos discutido que um AIS é econômico, o mesmo pode não ser preciso no caso de pequenas empresas. O custo da configuração inicial pode ser alto e não gerar valor para a organização.
  • # 2 - Intervenção manual -  Embora tenhamos discutido que o AIS reduz a intervenção manual, a mesma não pode ser eliminada. O AIS necessita de intervenção manual em determinado momento, o que pode trazer ineficiência ao sistema.
  • # 3 - O erro não pode ser completamente eliminado - Já  discutimos, o AIS reduz as chances de erro, mas há chances de codificação incorreta no software, o que pode levar a resultados propensos a erros. Além disso, a intervenção manual ainda está presente aqui, o que também pode gerar um erro.
  • # 4 - Confidencialidade -  Embora tenhamos discutido a portabilidade dos dados AIS, o mesmo também pode ser desastroso para uma organização se tais informações forem hackeadas, ou seja, roubadas. Um intruso pode alterar as informações ou divulgar informações financeiras confidenciais.
  • # 5 - Ataque de vírus -  Quaisquer dados armazenados no IS podem ser infectados com um vírus que pode levar à interrupção, modificação das informações financeiras armazenadas no AIS.

Limitações

  • Custo: Já discutimos o custo do AIS como uma desvantagem.
  • Treinamento: é necessário treinar os usuários para alimentar, recuperar ou usar o AIS da maneira desejada. Se a pessoa em questão não for bem treinada, isso pode levar à preparação e apresentação de dados imprecisas. Além disso, há transferências frequentes, promoções, demissões, aposentadoria em uma grande organização. Em todos esses casos, há uma necessidade regular de treinamento para substituições.
  • Obsoleto : na era da digitalização, a tecnologia está mudando em um ritmo rápido. Demora muito poucos minutos para que a tecnologia se torne obsoleta. Isso gera a necessidade de uma organização adotar as mudanças o mais rápido possível. Caso contrário, isso pode levar a dados sujeitos a erros.

Mudança no Sistema de Informação Contábil (AIS)

Na era da tecnologia em rápida mudança e adaptação dos avanços tecnológicos, mudanças significativas estão ocorrendo no AIS. As mudanças mais recentes incluem computação em nuvem, contabilidade em nuvem, contabilidade em tempo real ou contabilidade móvel.

Isso tornou a contabilidade muito mais fácil e conveniente em comparação com as antigas formas de contabilidade. O avanço atingiu um nível que não apenas registra, classifica, analisa e relata números, mas também prevê tendências futuras, que podem ajudar a enfrentar uma situação real com muita preparação.

Conclusão

O Sistema de Informação Contábil (AIS) pode ser descrito como um benefício para qualquer organização, pois estudamos as vantagens e desvantagens e as limitações do AIS. No entanto, em geral, é muito benéfico para uma organização migrar da contabilidade manual para a contabilidade baseada em AIS. Para superar várias desvantagens e limitações do AIS, existe um software que protege o AIS da organização de vírus, hackers e outros ataques.

A Inteligência Artificial, uma versão estendida do Sistema de Informações Contábeis (AIS) já começou a reduzir a intervenção manual e crescerá em um ritmo vertiginoso em breve.