Significado do livro de caixa
Livro de caixa é o livro contábil que é utilizado para fins de registro das despesas de caixa, ou seja, a despesa que é de pequeno valor que a empresa realiza em suas operações do dia a dia.
O livro de caixa pequeno pode ser expresso como um resumo formal das despesas de caixa pequeno, que se refere às despesas normais do dia-a-dia da empresa, que não estão relacionadas com a linha direta do negócio. É um livro contábil utilizado para pequenas despesas de registro e de pouco valor.
Como funciona o livro de caixa pequeno?
- A base da contabilidade está nos três principais termos e contas contábeis, que compreendem o diário, o razão e o livro caixa de pequenas despesas. Cada transação registrada nos livros de contas passa por essas três contas principais para ser capturada.
- O diário é parte integrante da contabilidade, que é o ponto de partida da contabilidade, e registra todas as transações comerciais. Em contraste, o livro caixa para pequenas despesas registra a transação relacionada à conta de caixa. Desde o início do diário, é elaborada a conta Razão, com a ajuda da qual são elaborados os livros contábeis finais da empresa.
- No entanto, durante o curso normal dos negócios, ocorrem várias transações, que são de valor muito pequeno e nominal e não são registradas na conta caixa. Para transações dessa natureza, utiliza-se o Petty Cash Book.
Formato do livro de caixa pequeno
Abaixo está o formato de amostra do Livro do caixa.
A pessoa responsável por registrar os recebimentos e os pagamentos é conhecida como caixa para pequenas despesas. Na empresa, o livro de caixa pequeno geralmente é mantido pelo departamento administrativo da empresa, já que os departamentos de contabilidade são geralmente ocupados pelas transações comerciais mais significativas, e também o departamento administrativo é responsável apenas por esse tipo de despesas.
Sistemas de caixa para pequenas despesas
O dinheiro é entregue ao caixa para pequenas despesas com base no seguinte sistema de caixa para pequenas despesas: -
# 1 - Sistema de caixa pequeno comum
Sob esse sistema, uma quantia em dinheiro é dada ao caixa para pequenas despesas. O caixa é responsável por manter um registro de todas as despesas para a revisão do caixa chefe e apresentá-lo antes de solicitar novos fundos para executar as despesas do dia a dia novamente
# 2 - Sistema de adiantamento de fundos para pequenas despesas
No sistema de caixa para pequenas despesas, o valor do caixa para pequenas despesas é fixado por um determinado período, geralmente inferior a um mês ou uma semana. Nesse período, o caixa deve administrar a conta do caixa para pequenas despesas de acordo com o orçamento determinado. No final do período, o caixa apresenta o relatório, e o valor por ele gasto é reembolsado de forma que o valor passe a ser igual ao saldo inicial do início do mês anterior. Caso a despesa ultrapasse o valor fornecido, um pedido especial informando a necessidade deve ser levado ao caixa-chefe para reabastecimento dos fundos por um determinado período. O sistema de caixa para pequenas despesas da Imprest foi amplamente adotado pelas empresas para administrar suas contas de caixa para pequenas despesas.
Vantagens
- De acordo com este método do sistema de caixa para pequenas despesas, a necessidade real de dinheiro é realizada de forma eficaz. Por exemplo, se em um mês $ 1.000 são gastos apenas em tais despesas, o valor inicial flutuado para a parte responsável pode ser imediatamente aumentado ou diminuído após a análise do período e a natureza da ocorrência das despesas
- O sistema de caixa para pequenas despesas da Imprest também minimiza a probabilidade de qualquer erro que possa ocorrer durante a contabilidade, visto que o caixa principal o revisa periodicamente
- Foi experimentado e testado e é um método eficiente que também consome menos tempo e é eficiente
- Este método também pode trazer economia de custos para a empresa, uma vez que o valor incorrido em despesas de caixa pequeno é analisado cuidadosamente e é verificado periodicamente para perceber quanto dinheiro é necessário e onde a empresa pode cortar despesas com itens pequenos
- O Imprest Petty Cash System também permite que os membros da equipe saibam como lidar com dinheiro de forma eficaz para provar seu valor a seus superiores de que também podem ser vistos como futuros gerentes de caixa da empresa
Desvantagens
- O uso deste sistema às vezes é muito longo pode se tornar demorado e muitas vezes requer algum recurso para trabalhar por trás dele, que também pode ser implantado em algumas outras tarefas eficientes e úteis
- O Sistema precisa ser revisado novamente periodicamente, e cada valor registrado precisa ser mapeado em relação a cada despesa, o que pode se tornar um processo demorado se o quantum de entradas for de uma quantia considerável no negócio
Conclusão
O livro caixa para pequenas despesas é um sistema manual de registro de despesas e geralmente está sujeito a erros e, às vezes, torna-se uma tarefa complicada manter os livros e registrar cada transação, especialmente em uma grande empresa. No entanto, para superar isso hoje em dia, muitas empresas estão descartando o antigo sistema de contabilidade. Eles estão mudando para um sistema moderno de contabilidade, que são cartões de crédito corporativos ou o uso de software de contagem, que é um sistema eficiente de registro de quantidades nominais e consideráveis de transações comerciais.
Com o tempo, o livro de registro de caixa pequeno perdeu sua importância, mas ainda pode ser usado como uma ferramenta útil para registrar em empresas onde a tecnologia moderna ainda não existia.
