Ciclo de contas a pagar, também conhecido como Procure to Pay, é uma série de diferentes processos na empresa envolvendo as diferentes atividades necessárias para a compra do produto, desde a colocação do pedido das mercadorias aos fornecedores, a compra e obtenção da entrega das mercadorias e finalmente fazendo o pagamento final devido ao fornecedor contra o mesmo.
O que é o ciclo de contas a pagar (AP)?
O ciclo de contas a pagar também é conhecido como 'Adquirir para pagar' ou 'P2P'. O ciclo é uma série de processos que envolve o departamento de compras e pagamentos da empresa e realiza todas as atividades necessárias, desde fazer um pedido a fornecedores, comprar mercadorias e fazer os pagamentos finais aos fornecedores.
Cada empresa tem dois principais ciclos de negócios - ciclo de receita e ciclo de despesas.
- O ciclo de receita inclui atividades como vendas, marketing, relacionamento com o cliente, cobrança de receita, etc.
- O Ciclo de Despesas inclui compras, pagamentos a fornecedores, despesas de produção, ordenados e salários, etc. O ciclo de contas a pagar é uma parte significativa do ciclo de despesas.
A seguir estão as etapas incluídas no ciclo de contas a pagar -
- Determinação dos bens necessários
- Processo de procuração
- Busca por fornecedores
- Solicitação de Proposta
- Rever Cotação de Recebimento
- Negociação
- Ordem de Compra
- A confirmação do fornecedor
- Dever dos Fornecedores
- Na entrega bem-sucedida de mercadorias
- Entrada de Fatura
- Forma de pagamento
Vamos discutir isso em detalhes -
Etapas incluídas no ciclo de contas a pagar
A seguir estão as etapas incluídas no ciclo de aquisição para pagamento:
# 1 - Determinação dos bens necessários
As compras são feitas com base nos estoques exigidos pelo departamento de produção da empresa. O gerente de produção identifica os suprimentos necessários e informa o departamento de compras.
# 2 - Departamento de Compras inicia o processo de aquisição
Após obter a aprovação das solicitações de suprimentos da produção, o departamento de compras verificará se alguns pedidos semelhantes já foram feitos; caso contrário, novos documentos de pedidos de compra são gerados.
# 3 - Pesquisa de fornecedores
Encontrar fornecedores é um trabalho complicado que inclui vários fatores como localidade, facilidade de transporte, políticas de crédito, boa vontade do fornecedor e de seus produtos, conexões anteriores com a empresa e muito mais. No entanto, a empresa prefere transações com seus fornecedores testados e comprovados. Em outros casos, os fornecedores potenciais são selecionados localmente, nacionalmente ou internacionalmente usando um portal online business to business (como Alibaba.com), referências, etc.
# 4- Solicitação de proposta
Após a seleção de alguns fornecedores potenciais, é entregue um documento formal para recebimento das cotações dos itens. O documento é conhecido como solicitação de proposta (RFP). O fornecedor envia uma proposta, incluindo taxas e qualidades do produto, e pede à empresa para fazer negócios com eles.
# 5 - Revisão de recebimento de cotação
A empresa analisa as cotações enviadas por diferentes fornecedores e filtra os fornecedores que podem atender aos requisitos da empresa. A empresa informa os fornecedores selecionados sobre o interesse em fechar negócios.
# 6 - Empresa inicia o processo de negociação
A negociação é um processo agitado e às vezes demorado, em que o comprador solicita ao vendedor que reduza suas taxas, ofereça uma política de crédito liberal e outros termos básicos de negociação, como descontos, qualidade dos produtos, taxas de frete, entrega e termos de seguro. O processo de negociação realiza a filtragem, e a empresa identifica os melhores fornecedores.
# 7 - Ordem de Compra
A empresa ao aprovar o fornecedor desejado concede-lhe o pedido enviando o documento oficial do pedido de compra. Confirma ao fornecedor os requisitos da empresa e o prazo de entrega dos produtos ou serviços.
# 8 - A confirmação do fornecedor
O acordo começa quando um fornecedor concorda em vender seus produtos nos termos e condições solicitados. Uma confirmação de aceitação deve ser enviada pelo fornecedor por escrito, por correio ou e-mail.
# 9 - Dever do fornecedor
É dever do fornecedor preparar e despachar a mercadoria seguindo rigorosamente os prazos e manter a empresa informada sobre o andamento do pedido. A notificação deve ser enviada quando as mercadorias estiverem prontas para serem enviadas e um aviso de remessa, incluindo documentos válidos especificando uma descrição das mercadorias, incluindo peso ou unidades, data de entrega, local, etc.
# 10 - Inspeção de mercadorias entregues
O processo de inspeção começa, que inclui verificações de qualidade e quantidade. O departamento de compras verifica se as mercadorias entregues estão de acordo com o pedido.
# 11 - Entrada de fatura
Após a inspeção bem-sucedida, se tudo estiver em ordem, o departamento de compras envia a aprovação ao departamento de contas a pagar para iniciar o processo de pagamentos. O departamento de contas a pagar faz, assim, um registro da fatura, que contém todas as especificações sobre o pagamento como data final e / ou data final com desconto, valor do reembolso e outros dados oficiais.
# 12 - Pagamento
Após cada verificação necessária, o departamento de contas a pagar passa a efetuar os pagamentos ao fornecedor parcial ou integralmente conforme as normas da empresa. Existem várias maneiras de fazer pagamentos aos fornecedores, como:
- Pagamentos em espécie
- Verifique o pagamento (ou outros instrumentos negociáveis)
- Transferência online de terceiros
- Pagamento com cartão de crédito
- Pagamentos em dólares ou outra moeda estrangeira (geralmente aplicável em transações de importação);
- Pagamento por permuta, ou seja, pagar alguns bens e / ou serviços contra os bens e / ou serviços recebidos pelo fornecedor.
Documentos relevantes envolvidos no ciclo AP
A seguir estão documentos importantes incluídos no ciclo de compra para pagamento:
# 1 - Ordem de Compra
O departamento de compras da empresa gera um pedido das mercadorias necessárias e o envia ao fornecedor. O pedido detalha o fornecedor sobre os itens junto com suas quantidades. Ele também especifica a data em que as mercadorias devem ser entregues.
# 2 - Recebendo Relatório
Depois que as mercadorias são entregues, a gerência inspeciona a remessa e verifica a qualidade, a quantidade e outros aspectos essenciais. Após uma inspeção completa, ele cria um relatório detalhado denominado recebimento do relatório.
# 3 - Fatura do fornecedor
O documento é o contrato legal em que o fornecedor detalha as mercadorias, a taxa por unidade e o valor total junto com o valor tributável aplicável. Ele também especifica a política de crédito e a data final para pagamento.
